Sei sommerso dal lavoro e dalle mail e ti sembra di non avere tempo a sufficienza per fare tutto? Molto spesso non è il tempo che manca, ma la sua organizzazione!
In questo articolo ti svelo alcuni segreti della gestione del tempo (time management) che funzionano davvero, sia nel lavoro che nello studio. Buona lettura!
Time management: definisci i tuoi obiettivi
Se sai dove vuoi andare probabilmente ci arriverai! Setta una volta l’anno i tuoi principali obiettivi e ogni mese controlla a che punto sei nell’ottenerli.
Secondo il principio di Pareto, il 20% delle cose che fai portano l’80% dei risultati. Questo vale sia all’interno di un’azienda, dove solitamente il 20% dei clienti porta l’80% dei risultati, ma anche in ogni altro ambito: ad esempio nello sport può accadere che il 20% delle azioni messe in campo portino all’80% del risultato della partita.
Come utilizzare questa teoria a favore dell’organizzazione del tuo tempo? Qualsiasi attività tu stia facendo, identifica qual’è il tuo 20% che ti porta l’80% dei risultati e focalizzati su quello!
Crea una matrice di priorità e urgenze
è fondamentale che all’inizio della settimana tu ti ponga una domanda importante: quali attività tra quelle che devi fare sono urgenti e no? Crea così quella che si chiama “matrice di Eisenhower“, dove nel quadrante più alto ci stanno le cose importanti e urgenti che dovrai fare subito, mentre nel quadrante più basso ci sono le cose non importanti e non urgenti che non hanno bisogno di essere svolte nei prossimi giorni.
Concentrati senza distrazioni: spegni il telefono
Non è che forse quando arriva il momento di concentrarsi su un’attività di studio o di lavoro sei in realtà troppo distratto dalle notifiche dallo smartphone? Quando devi fare una cosa veramente importante, devi mettere da parte il cellulare e lavorare senza distrazioni per almeno mezz’ora / 40 minuti, e alla fine di quei 40 minuti ti fermi un attimo per una breve pausa, in cui ti concedi anche di guardare le notifiche del telefono. Poi però dovrai tornare a focalizzarti!
Se vuoi uno spunto extra sull’argomento “focus e prestazioni”, dai un’occhiata alla mia recensione del libro Relentless.
Gestisci il tempo in cui rispondi alle mail
Definisci un preciso momento della tua giornata in cui rispondere alle mail e fallo solo in quel preciso momento. Se i colleghi o dipendenti ti scrivono o chiamano in momenti diversi, organizzati così: dai loro una fascia oraria di disponibilità. In questo modo sapranno di poterti contattare solo in quelle ore (salvo ovviamente emergenze vere!).
Riduci il tempo davanti alla TV e ai social
Quando finisci di lavorare e torni a casa, guadagna tempo anziché sprecarlo: va in palestra, leggi un libro, o se proprio vuoi guardare Netflix, fallo con qualcuno in modo che quel tempo sia investito nelle tue relazioni!
Parlando invece di social, ormai lo sappiamo: possono creare dipendenza (per questo è bene fare una social detox ogni tanto). Prendiamo il caso di Tik Tok, un social divertente che però ci abitua ad un formato di attenzione di qualche secondo. La conseguenza è che il cervello si abitua ad una concentrazione di pochi minuti, e quindi quando sarà il momento di concentrarsi per davvero non riuscirai più a farlo.