Videoconferenze e Riunioni Online: il Galateo Digitale

Dopo il lockdown la percentuale di utilizzo di piattaforme come Zoom, Teams, Google Meet, Skype è più che raddoppiata. Una “nuova normalità” che lascia sempre più spazio alla possibilità di partecipare, da remoto, a riunioni lavorative, colloqui di lavoro, conferenze, lezioni e tanto altro.

Parallelamente alla crescita di queste piattaforme, aumenta anche il riguardo sul comportamento da tenere durante i web meeting, quali aspetti è opportuno valutare e cosa è meglio evitare. Molte persone si interrogano riguardo alla seguente domanda: ci sono delle regole che definiscono cos’è giusto e cos’è sbagliato? La risposta è in questo articolo. Esiste una sorta di guida, chiamata “bon-ton dell’online” o “galateo digitale” che può aiutare a sciogliere alcuni dubbi. Vediamo qui sotto i temi che, spesso, sono di principale dibattito.

Galateo video conferenze e riunioni online

Microfono

Microfono spento o microfono acceso?
Il bon-ton delle videoconferenze prevede di disattivare il microfono quando non ci sono interventi da fare per evitare fastidiosi rumori di sottofondo che possono confondere o distrarre l’interlocutore ed interferire sull’ascolto dei partecipanti.
Un consiglio: quando siamo chiamati a parlare ricordiamoci di modulare la voce, enfatizzare i concetti, dare spazio alle pause. La voce è un fattore importante dal momento che, online, è meno evidente ciò che viene definito “body language”.

Sfondo e Aspetto

Quale sfondo scegliere per la propria videoconferenza?
Lo sfondo è un altro aspetto, spesso sottovalutato, a cui fare attenzione. È necessario trasmettere professionalità e tenere, anche da casa, la stessa formalità richiesta durante i meeting svolti di persona. Evitate ambienti non adeguati alle circostanze come spazi disordinati e caotici, fate attenzione ai dettagli visibili alle vostre spalle. Insieme allo sfondo, prestate accorgimento anche alle luci, specialmente ad ombre che scuriscono l’immagine e potrebbero rendere un volto meno riconoscibile. Ultimo ma di assoluta importanza, badate all’aspetto: è corretto esprimere la propria personalità, ma il bon-ton prevede allo stesso tempo una certa sobrietà.

Webcam: accesa o spenta?

A questo punto potrebbe sorgere il grande dubbio: “se devo prestare cura a tutti questi elementi, non è meglio spegnere la webcam?”. C’è chi abbraccia il tema della sostenibilità ed è a favore del video spento per consumare meno CO2 (CO2 generata dal consumo elettrico necessario al funzionamento di una webcam), c’è chi pensa che la connessione video possa essere più un ostacolo che una risorsa a causa di eventuali problemi tecnici (ad esempio una connessione lenta o interrotta) e, quindi, sia meglio rimuoverla. Al contrario, c’è chi sostiene che la telecamera spenta sia sinonimo di scarso interesse verso un tema trattato oppure denoti poca volontà di partecipare al progetto in analisi.

Secondo il galateo digitale è buona pratica tenere accesa la webcam in quanto forma di rispetto e cortesia verso il prossimo. Attivare la videocamera rafforza la comunicazione con l’interlocutore, permette a chi parla di misurare le reazioni dell’uditorio e preserva un senso di comunità tra i partecipanti. Nel caso vi siano effettivi intoppi, e di conseguenza si abbia la necessità di disattivare la webcam, è preferibile motivare l’eventuale spegnimento.

Conclusioni

Arrivati a questo punto, hai compreso che seguire il bon-ton digitale sottrae da eventuali situazioni spiacevoli e negative durante un meeting virtuale. Tuttavia, per affrontare al meglio una videoconferenza o una riunione online e gestirla con successo, bisogna compiere un ulteriore step: capire come parlare ad un pubblico. Vuoi sapere come prepararti? Continua la lettura e scopri come fare una presentazione business efficace.

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