Come fare una presentazione di business efficace

Faccio presentazioni in pubblico da tempo: a partire dall’anno 2000 quando in convention Campari ottenni 120 milioni di lire per finanziare un portale web, fino alla settimana scorsa via GoToMeeting quando ho concluso un bel contratto con un cliente tedesco che non ho mai incontrato.

Questo articolo condivide con voi la mia esperienza su come fare una presentazione di business efficace destinata ad un pubblico professionale da 2 a 10-15 persone. Al di là del formato Power Point o Google Slides, questi consigli risulteranno utili a chiunque debba convincere un audience sia in fase commerciale che operativa ( presenti ad un cliente di un lavoro svolto).

Condurre una presentazione

Preparati bene: Agenda e presenti

Prima di preparare la presentazione documentati sulle persone presenti, sul loro ruolo, sulle loro competenze. Se ti stai domandando come, ti presento due vecchi amici che se cerchi ti aiuteranno: Linkedin e Google. Definisci sempre la durata, l’agenda dettagliata, chi parla di cosa. Quando hai fissato la data ed il luogo (fisico o virtuale) manda sia un invito sia in calendario che via email con tutti i dettagli.

Anche il meeting più banale e semplice ha sempre bisogno di un’agenda in modo che entrambi le parti possano essere pronte con le persone adatte ai task definiti. Più il livello delle riunioni è alto, più la preparazione di una chiara agenda degli argomenti da affrontare diventa cruciale in termini di aspettative.

 

Prepara bene la location

I grandi generali sanno che il terreno di battaglia è fondamentale per l’esito di qualsiasi guerra. Se il meeting è in un luogo fisico documentati sulla sue caratteristiche fisico tecniche: arriva preparato su come attiverai proiettore, cavo per collegarsi (HDMI o VGA ?!) , Wi-Fi, etc. Questi sono errori che lasciamo ai neofiti di primo pelo.

Prima della riunione raccogli i requisiti tecnici della location,  in modo di arriva già preparato. Prenditi sempre almeno 15 minuti di margine rispetto all’orario dell’incontro.
Se la riunione è via web meeting, valgono gli stessi principi: devi sapere bene prima quali tool userai e se tutte le parti coinvolte sanno come funzionano e possono usare i vari tool ( hai presente la frase “Non mi fa scaricare il Plugin”). Prossimamente farò un post specifico sui web meeting di successo.

 

Cattura l’attenzione

L’attenzione degli “ascoltatori mobile first” è merce rara e deperibile, ma se riesci a farlo avrai vinto! Definiamo attenzione un cocktail di elementi chimici serviti al cervello fatto principalmente di dopamina (neurotrasmettitore del desiderio) e norepinefrina (il neurotrasmettitore della tensione). La dopamina si attiva quando cerchiamo / aspettiamo un beneficio o una ricompensa, la norepinefrina si produce quando percepiamo la possibilità di perdere qualcosa.

È dimostrato che l’attenzione cala rapidamente dopo l’inizio i primi 5-6 minuti della presentazione: è capitato a tutti di ascoltare una presentazione e all’improvviso la mente inizia a vagare via. L’attenzione si accende quando la novità delle informazioni / stimoli che dai è elevata, si spegne quando la novità è bassa. Attenzione a dare troppi dati quantitativi e complicati, punta su semplicità; introduci sempre nuovi stimoli visivi e uditivi.

Cattura la Curiosità

La curiosità deriva dal gap tra quello che sai e ciò che vuoi sapere. È importante incuriosire con un grado di complessità e dettagli in relazione alle persone a cui presenti. Durante una presentazione in power point di circa 20 minuti, per tenere alta l’attenzione devi introdurre una novità ogni 6/7 minuti; ogni slide dovrebbe durare dai 30 ai 60 secondi.

 

Condurre presentazione efficace

Adatta la forma al destinatario

La riuscita della presentazione efficace dipende sempre dalla tua capacità di parlare il linguaggio del tuo ascoltatore. Parli a dei tecnici? Abbonda in tecnicismi e dettagli. Parli alla direzione? Evita acronimi e parole di settore, usa più immagini e un linguaggio semplice e ricco di metafore che riescono sia ad incuriosire che a spiegare concetti complessi.

Bene siamo giunti alla fine: se avete gradito condividete e commentate. Cosi mi spingerete a condividere altre tecniche avanzate su come:

  • presentare in modo professionale ad un’aula di 50 persone una sessione formativa;
  • presentare durante il webinar.

 

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